Die Pflichtübung „E-Rechnung“ sollte als Chance begriffen werden. Was sich wie aus einem Motivationsseminar anhört, hat einen realen Hintergrund: Die Kombination E-Rechnung und KI birgt enormes Potenzial, wenn es darum geht, Unternehmensprozesse zu verbessern.
So viel vorab: Die E‑Rechnung ist jetzt gesetzliche Realität – auch wenn es gestaffelte Übergangsfristen gibt. Empfang und Verarbeitung im strukturierten Format sind seit dem 1. Januar 2025 Pflicht; der verpflichtende Versand im B2B beginnt am 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und gilt ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen. Doch wie sieht das in der Unternehmenspraxis aus?
Eine Studie von Sage zeige, dass Unternehmen durch die elektronische Rechnungsstellung Zeit sparen, Kosten senken und Zahlungseingänge beschleunigen können – Potenzial, das nach nicht verschenkt werden sollte.
Dabei zeige der Studienreport Szenarien, bei denen kleinere Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern ihre Bearbeitungszeit für Rechnungen um durchschnittlich mehr als fünf Stunden pro Woche reduzieren und dadurch jährlich bis zu 13.500 Euro einsparen können. Hinzu kommen laut dem Sage-Manager schnellere Zahlungseingänge und besserer Schutz gegen Betrug. Vor diesem Hintergrund sei die E-Rechnung weit mehr als ein Compliance-Thema. Sie wirke sich vielmehr positiv aus auf Prozesse und die Datenqualität. Gleichzeitig bildet die E-Rechnung eine Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von KI im Finanzwesen.
Der ungesehene Effizienzhebel
In vielen Unternehmen fehle schlichtweg die Erkenntnis, dass sie die elektronische Rechnungsstellung als Effizienzhebel nutzen können und daher mangelt es an der Vorbereitung in Form strukturierter Daten. Die E-Rechnung sollte demnach als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie betrachtet werden. Wer heute eine hochwertige Datenbasis schafft, legt den Grundstein für den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz und zukünftige Innovationen, ist der Manager überzeugt.
Chance für IT-Dienstleister
Für IT-Dienstleister eröffnet die Gemengelage eine große Chance. „Sie sollten ihre Kunden nicht nur bei der technischen Umsetzung begleiten, sondern sie strategisch beraten“, so Christian Mehrtens, Managing Director Central Europe bei Sage, und zwar bei folgenden Fragestellungen:
• Wie lassen sich Rechnungsprozesse automatisieren?
• Wie können Datenqualität und Prozessstandards verbessert werden?
• Wie schafft man die Grundlage für den Einsatz von KI?
Bildquelle: https://www.rediko-bw.de/alles-was-sie-ueber-die-e-rechnung-wissen-muessen/