Wenn Unternehmen über Einsparungen im Einkauf nachdenken, konzentrieren sie sich meist auf die Verhandlung von Preisen. Doch die größten Kostenfresser verstecken sich oft nicht im Preis des Produkts, sondern im Prozess der Beschaffung und Bezahlung selbst. Manuelle Kreditorenprozesse sind stille Gewinnfresser, die weit mehr kosten als die monatliche Gebühr für eine moderne Softwarelösung.
Die 150-Euro-Falle: Was kostet Sie ein einzelner Bestellvorgang?
- Zeitfresser identifizieren: Wo das Geld verloren geht
- Die Suche nach Belegen
- Dokumente, die in E-Mail-Postfächern verschwinden oder auf Schreibtischen liegen bleiben, blockieren den Prozess und führen zu Mahngebühren.
- Manuelle Dateneingabe & Tippfehler
- Jede Rechnung, die händisch übertragen werden muss, ist eine Fehlerquelle. Korrekturen am Monatsende sind zeitaufwendig und teuer.
- Analoge Freigabeschleifen
- Das manuelle Weiterleiten von Freigabeanfragen führt zu Verzögerungen. Skonti können nicht genutzt werden, da die Rechnung den Prozess nicht schnell genug durchläuft.
Marktstudien (u. a. vom BME) zeigen ein erschreckendes Bild: Die Prozesskosten für einen einzigen manuellen Bestellvorgang – von der Bedarfsanforderung über die Bestellung bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlung – können sich auf bis zu 150 € summieren.
Wie kommt diese Summe zustande? Es ist die Summe der Zeit, die Mitarbeiter abteilungsübergreifend mit dem Suchen von Belegen, dem manuellen Abtippen von Daten, dem Klären von Rückfragen und dem Hinterherlaufen für Freigaben verbringen. Rechnet man die Arbeitsstunden hoch, die das Finanzteam, die Budgetverantwortlichen und die Geschäftsführung Monat für Monat in diese administrativen Tätigkeiten stecken, wird klar: Die Kosten für Ineffizienz sind massiv.
Fazit: Zeit für strategische Aufgaben gewinnen
Jede Stunde, die Ihr Finanzteam nicht mit dem Suchen nach Belegen verbringt, ist eine Stunde, die in wertvolle Analysen und strategische Planung fließen kann. Die wahre Rendite einer digitalen Lösung liegt in der wiedergewonnenen Zeit und der Sicherheit, dass Ihre Prozesse skalierbar und fehlerfrei ablaufen.
Quelle: https://finway.de/blog/versteckte-kosten-in-der-buchhaltung/