Obwohl KI bei vielen Beschaffungsmanagern und Einkaufsabteilungen ganz oben auf ihrer Prioritätenliste steht, sind sie noch nicht wirklich darauf vorbereitet. Oft kämpfen Teams noch mit den Grundlagen, ohne die KI nicht wirksam und wertschöpfend eingesetzt werden kann: Denn es sind die Daten, die heute wichtiger sind als je zuvor!Der Fokus auf Daten ist unabdingbar. Wer kognitive Anwendungen sinnvoll nutzen will, muss seine Prozesse wie Source-to-Contract, Procure-to-Pay und das Stammdatenmanagement in Ordnung bringen. Die Digitalisierung des Source-to-Pay-Prozesses hilft dabei, Qualitätsdaten zu generieren und Informationen zu vereinheitlichen. So lassen sich etwa sämtliche Lieferanteninformationen in einem zentralen Lieferantendatensatz zusammenführen, der Ausgaben, Verträge, Bestellungen und Rechnungen umfasst. Das Stammdatenmanagement kann dabei helfen, bestehende Probleme in Backend-Systemen zu lösen und Informationen zu vereinheitlichen. Interessante Einblicke dazu bietet die Studie „Enabling Smarter Procurement“ von Forrester.
Chancen für die Beschaffung
Einkaufsabteilungen, die gerade dabei sind, die Digitalisierung voranzutreiben, haben eine gute Ausgangsposition für die Einführung von KI. Es gibt zwei sehr wichtige Bereiche, in denen KI und neue digitale Lösungen die Beschaffungsabteilungen unterstützen können:
• Die Verbesserung des Kunden/Lieferantenerlebnis
• Die Stärkung des Unternehmens gegen Markteinflüsse und Risiken von außen
KI befreit Mitarbeiter von eher banalen Aufgaben, weil sie natürliche Sprache zum Teil besser erkennt und verarbeitet – seien es gesprochene, geschriebene oder aus Dokumenten mithilfe intelligenter OCR/Datenerfassung extrahierte Inhalte. Es bleibt dann mehr Zeit für interessantere Aufgaben und für die Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern. Außerdem wird die Technologie menschenähnlicher, passt sich an und reagiert auf den Kontext, weil sie aus jeder Interaktion lernt. Sie ändert ihre Rolle vom „Admin“ zum Kollegen bzw. Berater.
Die Rolle des Assistenten oder Beraters ist für Unternehmen extrem wichtig. Es gibt viele Geschäftsbereiche, in denen die Menge an Echtzeitdaten so groß ist, dass Menschen sie nicht mehr überblicken, geschweige denn irgendetwas damit steuern oder entscheiden können. Dies ist beispielsweise beim Risikomanagement der Fall. Die Welt und unsere modernen Lieferketten sind viel zu volatil, unsicher, komplex und vieldeutig. Daher müssen Teams intelligent, kooperativ und agil arbeiten. Sie können diese Fähigkeiten in einen großen Wettbewerbsvorteil verwandeln, indem sie ihr Unternehmen weniger anfällig machen. Sie entwickeln sich dann selbst noch unter Bedingungen, die Konkurrenten nicht mehr bewältigen können, positiv. Das Gleiche gilt für viele andere Entscheidungsprozesse, bei denen die Abwägung zwischen verschiedenen Kriterien eine gründliche Analyse mehrerer Szenarien erfordert, um fundierte und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.
Beschaffungsteams stärken
Technologie ist ein Schlüsselfaktor für Unternehmen, die in einer Zeit vorankommen wollen, die Forrester als „Age of the Customer“ bezeichnet. Führende Unternehmen sind in der Lage, Technologie richtig zu verstehen und einzuordnen: als ein Mittel zum Zweck, eine Möglichkeit, Menschen zu fördern, und eine Plattform für Wachstum. Unternehmen setzen sich auch gegenüber ihrem Wettbewerb ab, wenn sie verstehen, was nötig ist, um den Wert von Technologie zu maximieren: Sie schaffen unter anderem durch Prozesse und Daten ein starkes Fundament. Darauf aufbauend können sie sich weiterentwickeln und auf die Zukunft vorbereiten.
Q: mit Material von https://www.allaboutsourcing.de/de/ki-in-der-beschaffung-mythos-oder-chance/ (Autor: Bertrand Maltaverne, Procurement Digitalist bei Ivalua)